Koronakevään aikana moni joutui tilanteeseen, jossa lähes kaikki johtaminen tapahtui äkkiä etänä. Fyysiset kohtaamiset minimoitiin ja virtuaaliset maksimoitiin. Vaikka johtaminen on lähtökohtaisesti samanlaista kanavasta riippumatta, etäjohtamiseen pätee tiettyjä erityisvaatimuksia.

Yrityksen viestintätyökalujen tulee olla ajanmukaiset, ja niiden käyttöön tulee antaa riittävästi koulutusta. Tämä takaa sen, että kaikki työntekijät ovat mukana. Yritystasolla on myös hyvä sopia, mitä nimenomaisia viestintätyökaluja yrityksessä käytetään ja mitä ei käytetä.

Jonkinasteinen sisäinen tukipalvelu on myös hyvä olla olemassa akuutteja ongelmatilanteita varten. Tuen ei aina tarvitse tulla it-vastaavalta, ja onkin järkevää mobilisoida kaikki edistyneet käyttäjät. Ajanmukaisessa yrityksessä osaamisen ei muutenkaan pitäisi aina olla työtehtävästä riippuvaista.

Työtehtävien tavoitteet ja päämäärät tulee kommunikoida riittävän selvästi, sillä etämoodissa työntekijöiltä puuttuu luontainen mahdollisuus kysyä kaverilta ja hyödyntää niin kutsuttua hiljaista tietoa. Epäselvä ja loppuun saakka harkitsematon ohjeistus johtaa epäselvään ja loppuun saakka harkitsemattomaan lopputulokseen.

Etäjohtamisessa myös korostuu välitavoitteiden hyödyntäminen, mikä mahdollistaa epäviralliset tarkistuspiteet työn edetessä. Kontrollin ja tuen raja on aina veteen piirretty viiva.
 

Pidä kiinni yhteisöllisyydestä

Etäjohtamisen suuri haaste on pitää kaikki mukana. Siksi yhteisöllisyydestä kannattaa pitää kiinni.

Joissakin yrityksissä hyödynnetään lyhyttä check-in sessiota maanantaiaamuna ja luonteeltaan sosiaalisempaa check-out sessiota perjantai-iltapäivänä. Kaikenlaiset yhteiskahvittelut, yhteiset virtuaaliset jumppasessiot, mitä meille kuuluu -tilaisuudet sekä saavutusten juhlistaminen yhdessä virtuaalisesti ovat kannatettavia.

Sen lisäksi, että työntekijät ovat näiden tilaisuuksien kautta kontaktissa toisiinsa, tilaisuudet koetaan myös enemmän ikään kuin töihin menemiseksi. Ehkä tällöin oloasu muuttuu joksikin muuksi ja kotierakoituminen vähenee.

Ihmisten itseohjautuvuustaso on varsin vaihteleva. Onnistunut etäjohtaminen edellyttääkin, että johtaja tuntee alaisensa ja näiden tarvitseman johtamispanoksen. On myös hyvä muodostaa työntekijöistä sopivia työpareja tai pieniä työryhmiä erilaisten asioiden tekemiseen. Missään ei nimittäin sanota, että etätyöskentelyn täytyy aina olla yksin tehtävää.

Joissain tilanteissa etätyö voi jopa olla perinteistä työntekoa sosiaalisempaa. Jos ja kun työtä tehdään ryhmissä, asioiden dokumentoinnin ja tietojen virtuaalisten säilytyspaikkojen tulee olla selvät.

Keskinäistä kanssakäymistä kannattaa käydä monien kanavien kautta. Jossain tilanteessa puhelinsoitto on nopein ja toimivin tapa, johonkin toiseen tilanteeseen sopii chatti,  ja luonnollisesti sähköposteillakin on oma paikkansa. Poikkeustilanteisiin sopii myös erittäin hyvin, että yrityksen ylin johto tekee aika ajoin tilannekatsauksia vallitsevasta tilanteesta. Itse tein noin kahden viikon välein kolmen neljän minuutin videoita, joissa kerroin tilanteesta ja linjauksistamme koko henkilöstöllemme.

Poikkeustilanteissa tiedon halu kasvaa eksponentiaalisesti ja käytännössä on lähes mahdotonta kommunikoida liian paljon. On tosin huomioitava, että paljon viestittäessä vaatimus viestin samansuuntaisuudesta korostuu. Ylin johto vastaa siitä, että asiat on linjattu selkeästi, loogisesti ja samansuuntaisesti.